Jak ustrzec dokumenty przedsiębiorstwa przed zniszczeniem – archiwum w działaniu

Dużo zakładów pracy, zarówno z sektora państwowego jak i z prywatnego posiada obecnie trudności z utylizacją, czyli brakowaniem niepotrzebnych papierów. Rozwiązaniem tej niekomfortowej sytuacji jest przyjęcie do pracy archiwisty lub firmy zewnętrznej, która jest wyspecjalizowana w działaniach archiwizacyjnych, w tym w utylizacji.

Zgodnie z obowiązującym prawem dokumenty w przedsiębiorstwach państwowych mogą być utylizowane tylko po uzyskaniu aprobaty z archiwum państwowego, jednak aby ją uzyskać zakład musi mieć uporządkowane archiwa, co niestety w wielu przypadkach nie jest standardem.

Pragniesz poszerzyć swoją wiedzę z owego zakresu? Z tą myślą opracowaliśmy następny post na podanej witrynie – ciekawa informacja (https://www.cleanjack.pl/czyszczenie-dachow-i-elewacji/) czeka tam na Ciebie.

Niezwykle często jest to czasochłonna praca wymagająca dużej dozy cierpliwości i wiedzy na temat obecnej i byłej struktury zakładu. W firmie państwowej musi działać instrukcja kancelaryjna, archiwalna oraz JRWA (wszystkie te akty zatwierdza archiwum państwowe), stanowi to, iż całość nieprzydatnej dokumentacji (powyżej 2 lat od zakończenia sprawy) musi znajdować się w archiwum zakładowym albo składnicy akt. Jeśli te obostrzenia są spełnione archiwista może zacząć dokonywać wydzielania dokumentacji, którą trzeba wybrakować.

dokumenty

Autor: TintedLens-Photo
Źródło: http://www.flickr.com

Po dokonaniu tych czynności przystępuje się do sporządzenia protokołu brakowania akt. Polega to na odnotowaniu] wszystkich dokumentów przeznaczonych do wybrakowania oraz otrzymaniu akceptacji dyrektora określonej firmy na zniszczenie tych akt. Taki protokół przesyła się do odpowiedniego archiwum państwowego. Po otrzymaniu zgody na wybrakowanie akt trzeba nawiązać kontakt z firmą, w której nastąpi utylizacja dokumentów łódź, Katowice, Warszawa – wielkie miasta – to tam powinniśmy szukać właściwych partnerów – skorzystaj z oferty LRG Łódź . Przeważnie są to firmy całościowo zajmujące się archiwizacją, czyli mające odpowiednie środki do ewidencjonowania, gromadzenia i brakowania dokumentów. Powierzając swoje zasoby tego rodzaju firmie koniecznym jest zweryfikowanie czy posiada ona wszystkie potrzebne uprawnienia, zarówno w zakresie takich aspektów jak utylizacja dokumentów łódź, a nawet anegdotyczna Kozia Wólka powinna okazać taki certyfikat, jak również w zakresie ochrony danych osobowych.

Absorbuje Cię ta publikacja? Jeżeli tak, to kliknij tu, a więcej przeczytasz tutaj (https://zabudowy-samochodowe.pl/zabudowy-samochodow-specjalnych/). Dla pewnych osób ten materiał to ciekawe podejście do niniejszego problemu.

Nieodzownym jest sprawdzenie tych dokumentów przed oddaniem swojej dokumentacji do zniszczenia. Za brak takich pozwoleń grążą poważne kary. Jeśli chodzi o zakłady prywatne to do brakowania dokumentacji nie potrzebna jest zgoda archiwum państwowego, jednak warto zachowywać procedury dotyczące tego procesu nawet w niewielkiej firmie. Dzięki stosowaniu jednolitego rzeczowego wykazu akt jest możliwe zachowanie porządku w dokumentacji, a także uniknąć sytuacji, w której będzie zniszczone coś co mogłoby być potrzebne.

Trzeba właściwie prowadzić biurokrację swojego przedsiębiorstwa, mimo, iż wiele razy wymaga to sporej dozy pokory i cierpliwości. Wysiłek poświęcony na uporządkowanie dokumentacji wraca w podwójnie, gdy potrzebujemy szybko znaleźć jakieś ważne pismo.