Istotne informacje dotyczące prawidłowej archiwizacji dokumentacji księgowej

Prowadzenie firmy wiąże się z wieloma ważnymi zadaniami. Mając firmę, nawet niewielką, bezspornie mamy multum rozlicznych dokumentów księgowych. Wskazane jest dowiedzieć się więc, jak trzeba poprawnie gromadzić tą dokumentację.

O dokumenty księgowe bez wątpienia trzeba dbać, w związku z tym prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych ma ważkie znaczenie. Naturalnie muszą być one prawidłowo ułożone i uporządkowane. Jeśli o to nie zadbamy to w trakcie kontroli skarbowej zdołają pojawić się znaczne uchybienia. Dokumenty księgowe to przede wszystkim księgi podatkowe, deklaracja vat (czy moja deklaracja vat ma błędy), rejestry, ewidencje, różnorodnego rodzaju faktury (na przykład faktura wewnątrzwspólnotowa), oraz także dowody księgowe albo sprawozdania finansowe. Warto zadbać o to, by podczas kontroli skarbowej dostęp do dowodów był nietrudny i swobodny, dzięki czemu będziemy mogli szybko je znaleźć.

współpraca z biurem rachunkowym pozwala zaoszczędzić pieniądze

Autor: Vsevolod Knyazev
Źródło: http://www.flickr.com

Konieczne jest także odszukanie na dokumenty stosownego miejsca, powinny być one bezpieczne i ochraniane przed niepowołanymi jednostkami, jakie nie powinny mieć do nich dostępu. Zgubienie albo stracenie jakiegoś ważnego dowodu księgowego może mieć istotnie spore, wprost opłakane skutki. Dokumentów księgowych nie musimy archiwizować w pojedynkę, zdołamy to zlecić doświadczonemu biuru rachunkowemu – archiwizacja dokumentów księgowych – kto powinien się nią zająć. Mnogość przedsiębiorców decyduje się na to rozwiązanie. Korzystając z oferty profesjonalnego, renomowanego biura rachunkowego mamy pewność, iż nasze dokumenty bezspornie są bezpieczne oraz prawidłowo poukładane. Co więcej w razie konieczności, zawsze zdołamy mieć do nich prosty, nieskomplikowany dostęp.

Teraz ogromną renomą cieszy się archiwizacja elektroniczna, aczkolwiek niesłychanie ważkie jest to, by dokumenty te były zapisane na trwałym nośniku. Do tego właściciel ma obowiązek mieć też kopię takich dokumentów, dzięki czemu w wypadku zepsucia się jednego nośnika, w dalszym ciągu będziemy mieć do nich dostęp i nie utracimy żadnych ważnych dokumentów księgowych – czy faktura wewnątrzwspólnotowa jest dokumentem.