Czemu tak istotne jest niszczenie dokumentów w firmie? Czemu koniecznie należy o tym pamiętać?

W każdej firmie istnieją dokumenty o określonym stopniu poufałości zawartych w nich informacji. Tak więc mogą się tam znajdować dane finansowe a także plany sprzedażowe, a na pewno dane osobowe. Jedne z takich dokumentów są bardziej, pozostałe mniej ważne, żeby jednak niszczyć różne dokumenty firmowe. Jeśli o tym zapomnimy możemy mieć kłopoty. Jak jednakowoż stworzyć system, jaki będzie za to odpowiadał oraz będzie efektywny?

przemysłowa niszczarka dokumentów

Autor: Clarence Risher
Źródło: http://www.flickr.com
Niszczenie dokumentów nie jest takie problematyczne, należy po prostu obmyślać odpowiednią strategię. Najlepiej na początek stworzyć dokument, który będzie zawierał szczegółowe wytyczne odnośnie utylizacji danych w firmie, z jakim powinien zapoznać się każdy obecny, a także nowo zatrudniony pracownik. W dalszej kolejności powinniśmy przeprowadzić szkolenie, które wyjaśni szczegóły tej polityki oraz uświadamiające pułapki wynikające z niewłaściwego zabezpieczania danych i ich nieodpowiedniego niszczenia.

Inną istotną sprawą jest decyzja, czy utylizacja dokumentów będzie robiona w innym miejscu – przeczytaj. Na pewno korzystniej to zrobić w firmie, gdyż to zapewnia stuprocentową pewność, iż zutylizujemy wszystkie dane, więc wyeliminujemy zagrożenie, iż coś wydostanie się poza firmę i wpadnie w niepowołane ręce. Na szczęście na rynku jest wiele firm, jakie gwarantują niszczenie danych i to różnorodnego rodzaju, np. niszczenie dokumentów księgowych lub medycznych. W tego rodzaju sytuacji dane zbierane są w firmie w jednym pojemniku, a później transportowane do miejsca, w którym są likwidowane. Jesteśmy w stanie oczywiście uczestniczyć w takim procesie, lub później zażądać dowodów, że dane zostały rzeczywiście zniszczone.

Zobacz również: DESTROY&RECYKLING niszczenie – więcej info

dokumenty

Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu
I ważna rzecz na koniec. Zanim przystąpimy do likwidowania dokumentów, warto sprawdzić jakiego rodzaju dokumenty są w firmie wytwarzane, co zdefiniuje ich klasę ochrony. W każdym przedsiębiorstwie, w różnorodnych działach bowiem powstają różne dokumenty, zaś stopień ich jawności oraz tajności jest zależny od klasy ochrony. Zależnie od zdefiniowanej klasy ochrony dokumenty powinny być utylizowane w urządzeniach, jakie spełniają przyporządkowany do klasy ochrony stopień bezpieczeństwa.