Czemu tak istotne jest niszczenie dokumentów w firmie? Czemu koniecznie należy o tym pamiętać?

W każdej firmie istnieją dokumenty o określonym stopniu poufałości zawartych w nich informacji. Tak więc mogą się tam znajdować dane finansowe a także plany sprzedażowe, a na pewno dane osobowe. Jedne z takich dokumentów są bardziej, pozostałe mniej ważne, żeby jednak niszczyć różne dokumenty firmowe. Jeśli o tym zapomnimy możemy mieć kłopoty. Jak jednakowoż stworzyć system, jaki będzie za to odpowiadał oraz będzie efektywny?

Niszczenie dokumentów nie jest takie problematyczne, należy po prostu obmyślać odpowiednią strategię. Najlepiej na początek stworzyć dokument, który będzie zawierał szczegółowe wytyczne odnośnie utylizacji danych w firmie, z jakim powinien zapoznać się każdy obecny, a także nowo zatrudniony pracownik. W dalszej kolejności powinniśmy przeprowadzić szkolenie, które wyjaśni szczegóły tej polityki oraz uświadamiające pułapki wynikające z niewłaściwego zabezpieczania danych i ich nieodpowiedniego niszczenia.

Inną istotną sprawą jest decyzja, czy utylizacja dokumentów będzie robiona w innym miejscu – przeczytaj. Na pewno korzystniej to zrobić w firmie, gdyż to zapewnia stuprocentową pewność, iż zutylizujemy wszystkie dane, więc wyeliminujemy zagrożenie, iż coś wydostanie się poza firmę i wpadnie w niepowołane ręce. Na szczęście na rynku jest wiele firm, jakie gwarantują niszczenie danych i to różnorodnego rodzaju, np. niszczenie dokumentów księgowych lub medycznych. W tego rodzaju sytuacji dane zbierane są w firmie w jednym pojemniku, a później transportowane do miejsca, w którym są likwidowane. Jesteśmy w stanie oczywiście uczestniczyć w takim procesie, lub później zażądać dowodów, że dane zostały rzeczywiście zniszczone.

Zobacz również: DESTROY&RECYKLING niszczenie – więcej info –

I ważna rzecz na koniec. Zanim przystąpimy do likwidowania dokumentów, warto sprawdzić jakiego rodzaju dokumenty są w firmie wytwarzane, co zdefiniuje ich klasę ochrony. W każdym przedsiębiorstwie, w różnorodnych działach bowiem powstają różne dokumenty, zaś stopień ich jawności oraz tajności jest zależny od klasy ochrony. Zależnie od zdefiniowanej klasy ochrony dokumenty powinny być utylizowane w urządzeniach, jakie spełniają przyporządkowany do klasy ochrony stopień bezpieczeństwa.