Niszczenie dokumentów jako jeden z elementów polityki jednostki

Niszczenie dokumentów jest jednym z czynników strategii przedsiębiorstwa. Proces taki powinien mieścić równocześnie dokumenty podręczne, oraz dokumenty archiwalne. Strategia niszczenia dokumentów musi zostać wykonywana na każdych pułapach firmy, ponadto sprawdzona przez zewnętrznego audytora. Niszczenie dokumentów musi mieć charakter postępowania stałego, a nie czasowego wydarzenia.

Strategia winna być dopasowana do procesówzwiązanych z postępem firmy.

Segregatory i dokumentacja

Autor: Kate Ter Haar
Źródło: http://www.flickr.com

Pierwszym krokiem budowy polityki niszczenia dokumentów, jest pogrupowanie każdych posiadanych dokumentów, jakie używane są jako dokumenty tajne – zobacz tu. Są to tajne dane osobowe i tajne dane gospodarcze. Pisma tajne nie mogą zostać wyrzucone, lub oddane do skupu makulatury, powinno być użyte niszczenie dokumentów. Niszczarki biurowe nie są w stanie poradzić sobie z większą liczbą dokumentów.

Bezpieczne niszczenie dokumentów, jest procesem czasochłonnym i drogim. Łatwym postępowaniem pozbycia się takiego kłopotu jest zlecenie tego sprofilowanej jednostce. Jednostka ta zapewni zabezpieczenie danych na każdym etapie. Wysokiej jakości oprzyrządowanie pozwala na sprawne niszczenie dokumentów (http://www.happytree.com.pl/) z rozmaitej grubości papieru bez konieczności wyjmowania ich z teczek, zdejmowania zszywek, obwolut, części oprawy, rozmontowywania nośników optycznych, także odmiennych detali z metalu, bądź plastyku.

Wszystkie materiały wchodzą prosto do maszyny niszczącej. Utylizacja dokumentów jest protokołowana, a po pełnym procesie właściciel dokumentów otrzymuje certyfikat świadczący o zniszczeniu dokumentów. Utylizacja dokumentów dotyczy zniszczenia dokumentów papierowych i danych zarejestrowanych na nośnikach informatycznych. Procedura niszczenia dokumentów podlega skrupulatnym regułom, które definiują międzynarodowe zasady.

Więcej na ten temat – niszczenie dokumentów

Do rzetelności i baczności przy składowaniu, również zniszczeniu dokumentów powinna inspirować pracodawców przede wszystkim myśl o ochronie ich firmy. Zabezpieczenie danych dotyczących umów i klientów, wyciągów bankowych, ale również danych personalnych pracujących chroni przed ich przywłaszczeniem.