Zarządzanie dokumentami

Zarządzanie dokumentami w korporacji to kwestia priorytetowa. Od narzucenia systemu i kontroli powinniśmy rozpoczynać synchronizacje administracji całego przedsiębiorstwa. Ponadto, w celu koordynacji, nie tylko dokumentacji papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić przedsiębiorstwu program do zarządzania dokumentami, np. Systemy Workflow.

Praca przy komputerze

Autor: sxc.hu
Źródło: http://sxc.hu
Należałoby zacząć od tego, że powinniśmy ustanowić jasny i zrozumiały dla pracowników model zarządzania danymi. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, z których czerpie się od lat w praktyce. Można, w przypadku chociażby nietypowego przydziału obowiązków, skorzystać z własnych rozwiązań. Ważne, żeby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich łatwe do zastosowania, tak, aby wszystko odbywało się płynnie i jak najefektywniej.

Zaczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich zapewnia inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy odpowiedni jest dla przedsiębiorstw, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Zapisuje się je w specjalnym dzienniku, lub kilku. Faktury mogą być rozdzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia bezproblemowy i nieustanny obieg dokumentów. System bezdziennikowy wykorzystywany jest zwykle w instytucjach państwowych i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można wdrożyć np. ms sharepoint, wykorzystuje segregację i opisy ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych dokumentach. Ważna jest ich dokładna segregacja – tak, aby szybko można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który dopuszcza najróżniejsze adaptacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawem.

Dodatkowo dostępne jest pewne ulepszenie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów. Przepływ dokumentów drogą cyfrową ogranicza czas oczekiwania pomiędzy kolejnymi pracownikami do minimum. Najczęściej w tym celu wykorzystuje się specjalne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej automatyzują pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.